要提高数码照片档案管理水平，必须依靠完善的制度体系作保障。各单位应根据档案法律法规和行业规范要求，结合本单位职能特点，制定符合实际的数码照片档案管理办法，明确归档范围、归档时间、文件格式、命名规则、元数据要求、整理方式、保管期限、利用审批和安全管理等内容。制度越清晰，执行越有依据，管理过程也越容易实现标准化。
在归档范围方面，应重点关注反映单位主要职能活动、重要会议、重大项目、重要人物活动、突发事件处置、荣誉成果、历史变迁等具有保存价值的照片资料。对于一般性、重复性、临时性照片，应根据实际价值进行合理筛选，避免无序堆积。数码照片档案管理既不能遗漏重要内容，也不宜将所有照片不加区分地全部归档，应当坚持价值判断与规范整理相结合。
在归档要求方面，应注重照片图像文件与文字说明信息同步保存。数码照片如果缺少时间、地点、人物、事由、拍摄者、背景说明等信息，其档案价值会明显下降。因此，在照片形成初期就应做好信息采集工作，避免日后因记忆模糊或人员变动导致信息无法补全。对重要照片，还应进行必要的内容说明和背景补充，使其能够准确反映事件过程和历史语境。