数码照片档案最显著的特点，是其内容以数字文件形式存在。传统照片通常以胶片、底片或相纸作为影像的直接承载物，而数码照片不需要通过感光胶片记录图像，其影像信息由数字成像设备采集并转换为数字数据。因此，数码照片虽然必须依附于硬盘、磁带、光盘等物理介质保存，但照片内容本身并不固定在某一特定载体上，可以在不同存储介质和信息系统之间进行复制、传输和迁移。
数码照片文件通常由图像数据和相关元数据共同构成。图像数据用于呈现照片的视觉内容，元数据则记录文件形成、拍摄设备和技术参数等信息。Exif信息属于常见的技术元数据，可包含拍摄时间、设备型号、曝光参数、图像尺寸等内容，但并不能代替照片的全部档案信息。照片所反映的事件背景、人物身份、拍摄地点、拍摄者以及归档说明等内容，仍需在档案整理和著录过程中加以补充。
数码照片档案一般按照一定的逻辑层级进行组织和保存。实际管理中，可根据单位档案分类方案，按照保管期限、年度、事项或照片组等建立文件夹层级，并保持文件夹结构清晰、命名规范、层级适当。照片文件应采用统一且具有唯一性的命名方式，使文件名称与目录信息、照片组及著录项目形成对应关系，避免出现重名、错位或无法识别等问题。
归档文件格式的选择应兼顾图像质量、文件体积、使用需求和长期保存条件。JPEG格式兼容性较强，便于浏览、传输和日常利用；TIFF格式能够较好地保存图像细节，适用于对图像质量要求较高的保存场景；RAW格式保留了较多原始成像数据，但其读取和处理往往依赖特定设备或软件。归档时应结合照片来源、保存价值和管理条件合理确定文件格式，必要时可同时保存原始文件和适于长期利用的转换文件。
由于数码照片具有易复制、易修改和对技术环境依赖程度较高等特点，仅将照片存入计算机文件夹并不等同于完成归档。归档过程中还应核查文件是否能够正常打开，确认照片内容与著录信息是否一致，并采取数据校验、权限控制、定期备份和异地备份等措施。对于需要长期保存的数码照片，还应持续关注存储介质老化、文件格式淘汰和系统更新等问题，适时开展数据迁移与格式转换，从而保证档案信息在较长时期内保持真实、完整、安全和可用。