数码照片是借助数字成像设备生成，并以数字文件形式记录和保存的静态影像。数码照片档案则是具有保存价值、按照档案管理要求完成收集、整理和归档的数码照片及其相关信息。与传统纸质档案和胶片照片档案相比，数码照片档案在形成方式、存储形态、读取条件以及管理方法等方面均具有较为鲜明的特殊性。
首先，数码照片的形成、传输、处理和利用均以数字技术为基础，需要依托数码相机、扫描设备、计算机、存储介质以及相应的软件系统。数码照片归档后，其真实性、完整性、可用性和安全性还会受到文件格式、软硬件环境、存储载体及数据迁移方式等因素的影响。因此，数码照片档案管理不仅涉及传统档案业务，还包含文件格式检测、数据备份、信息校验和长期保存等技术性工作。
其次，数码照片档案在分类、编号、编目和著录方面具有专门要求。除照片所反映的时间、地点、人物、事件等内容信息外，还需要保存文件名称、文件格式、形成时间、拍摄设备、文件大小、分辨率等技术信息。规范的著录能够说明照片形成和归档的背景，为后续检索、鉴定、管理及利用提供依据。