有人说，能不能不建期初资料，特别是那个“商品档案”，工作量太大了。

是的，因为货品比较多，有些仓库会有几千几万种，要分门别类地整理好，并录入到软件中去，的确是一件让人望而生畏的工作。所以有一些软件为了迎合这种想法，就在软件中做出妥协：不用建商品档案，开单时直接在单据上录商品资料，保存订单时自动生成商品档案。

这种做法好不好？不好说。因为这样一来会产生很多重复的资料，因为各个操作员对商品的命名可能会有一些小的差异，系统就会将其做为两条档案来处理。这些重复资料会给后期统计和相关报表带来很大的麻烦。若商品不多，可能还勉强能运行，一旦商品种类过百，混乱就不可避免了。当然有些软件只是当成打单机用，没有跟单呀、报表之类的功能，那就没关系了。

所以，若你的公司有一定的规模，商品种类较多，对管理有一定的要求，那这项工作就必需要认真做好了。我们可以尽量让这项工作做起来简单一些，从电子表格中导入就是常用的一个办法。

电子表格编辑比较自由，可以复用你之前已有的文件，经过精心的字段设计之后，可以一表多用，避免重复性工作。比如不仅可以作为商品档案用的表格，还可以在后面加上库存数量，当成库存盘点表用。

最后在软件中通过“导入”功能，就能得到完善准确的期初数据了。